提出前のチェックポイントを以下に解説する。
(1)日付や宛先、発信者名の他に、必ず「○○の件」といった件名をつける。
これによって、どんな内容の文書かが一目でわかる。
(2)本文は、前文からはじめる。手紙の場合にはここで時候の挨拶を行なう。
次いで、主文。要件を述べるわけである。そして末文では、
要件を要約して強調し、結語に繋げる。
(3)複雑なことは、「記」として、箇条書きにまとめるとわかりやすい。
さらに添付資料があれば、その下に「添付資料」として列記すればいい。
なお、報告書やビジネス文書などを提出する前には、次の点をチェックしておきたい。
・提出期日は正確か
・受信者名、部署、社名などは正確か
・内容に矛盾がないか
・表現はわかりやすいか
・名数(固有名詞・データ)確認はできているか
・誤字脱字はないか
・文体は統一されているか
・必要な資料は添付されているか 以上
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