まず、早めに報告することである。会議に出たらメモをもとに、自分の部門に関連することを
中心に報告書を作成する。報告があまり遅くなってしまっては、せっかくの会議の成果を部門で
活かすことができなくなってしまうので、何のために会議に派遣されたのかわからなくなって
しまう。
内容は主観的ではなく、あくまで客観的かつ正確に。会議で自分の主張とは逆の結果が
決定されたとしても、決して感情を交えないで、冷静に事実をゆがめることなく報告する。
そして、簡潔に。
文書にしろ口頭にしろ、会議の報告も通常の報告と同様に結論から報告する。具体的に何が
決定したのかを伝え、決定に至ったプロセスを紹介すればいい。必要ならば、その際の主な
発言を紹介する。誰が何を話して、誰がどう応えたかなどを事細かに報告する必要はない。
あくまで、結論を補足する程度の発言を紹介するだけでいい。
なお、部門をまたがる会議ばかりでなく、「部会」や「課会」など自分の所属する部や課の
会議が定例で行なわれているはずである。こうした会議の目的は、仕事を進めていく上で
必要なことを「指示・命令・伝達」したり、メンバーの仕事の進捗状況を確認することである。
こうした場は自分の仕事の状況を報告し、部課長や先輩社員にアドバイスをもらうことが
できるいいチャンスである。「ほう・れん・そう」の「報告」と「相談」ができる貴重な場面と
いえるわけで、積極的に参加するようにしたい。 以上
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